Cómo hacer un presupuesto

Un presupuesto es un plan definido de gastos y ahorros para un determinado período. El objetivo es plantear de antemano cuánto se va a gastar en comida, ropa, alquileres, etc. y cuánto vamos a ahorrar de lo restante a fin de no malgastar el dinero y usarlo eficientemente. Con un presupuesto es fácil ahorrar dinero y alcanzar metas que nos propongamos, ya que conocemos con certeza cuánto dinero quedará en nuestras manos al finalizar el período.
Es tranquilizador saber que puedes comprar cierta prenda en lugar de adquirirla sin saber si será una buena compra y si te alcanzará el dinero hasta fin de mes. El tener un presupuesto reduce las incertidumbres y te permite tomar el control.

Antes de empezar, debo decir que esta es la forma cómo lo hago yo. No es la forma canónica de hacerlo y probablemente otros tengan otros métodos mejores al mío (que bien me gustaría conocer).

Mi estrategia es la siguiente: armar el presupuesto en base a información práctica y teórica de nuestros gastos.

Recogiendo información práctica
Lo primero es saber exactamente por dónde entra y por dónde sale tu dinero. Lo que tienes que hacer es registrar durante todo un mes todos tus ingresos y gastos de manera ordenada. Yo uso GNUCash (del cual hablaré en otro post) para mantener mis finanzas personales, pero puedes usar Excel o un cuaderno.

Primeramente registras como ingreso el dinero que tienes actualmente. Yo lo tengo dividido tal cual existe en mi mundo: dinero en billetera, en mi cajita de ahorros y en mis cuentas de banco. La clave está en registrar todos los movimientos tal cual se hacen. Si saco dinero de mi cajita de ahorros a mi billetera, registro eso. Si después de un favor me dan dinero para el taxi, registro eso como ingreso y luego como gasto.
Lo importante es que el dinero tiene que cuadrarte. Nada de “Paul me debe tanto y me lo dará mañana,” o “Tengo tres soles extras que son de Jessica, pero no los voy a considerar.” No, no y no. Tu registro siempre debe reflejar la realidad.

Es satisfactorio recordar lo hecho durante el día (o, por mera flojera, durante dos días), registrarlo todo y ¡ta-dah! ver que cuadra perfectamente. En varias ocasiones he ido anotando los gastos en GNUCash y no me cuadra, por lo que tengo que hacer memoria y recordar. Luego recuerdo que había sacado fotocopia el Jueves y que había comprado un maní en la mañana y entonces cuadra.
Para los momentos en los que no sé por dónde se fue el dinero, tengo una categoría de gastos “Ajustes” donde pongo como gasto el dinero que no sé por dónde se fue. Detesto cada vez que eso sucede. Lo bueno es que han sido pocas veces y se reduce con la práctica.

Como ejemplo, estas son algunas de las categorías que uso para mis gastos:

• Ajustes
• Comisiones de Banco / ITF
• Cámara
  • Baterías
  • Revelados
  • Rollos
• Ropa
• Computadora
• Entretenimiento
  • Cine
  • Juegos de Video
• Equipo / Gear
• Monedas falsas
• Comida
  • Menú Lima
  • Misc
  • Pizza
  • Snacks
  • Gaseosas
  • Agua
• Regalos
• Cabina de Internet
• Lucy
• Gastos Médicos
• Miscelánea
• Olva
• Fotocopias
• Suministros
  • Pilas AA
  • Pilas AAA
  • Papelería
  • Miscelánea
  • Tintas de Impresora
• Teléfono
  • Celular Claro
  • Celular Movistar
  • Fijo
  • Teléfono Público
  • Speedy
• Ofrendas
• Transporte
  • Colectivo
  • Lima – Colectivo
  • Lima – Público
  • Lima – Taxi
  • Mototaxi
  • Soyuz
  • Taxi

Probablemente tengas otras categorías adicionales o diferentes a las mías. Por ejemplo, como yo dicto clases en mi iglesia, me es un gasto recurrente sacar fotocopias. Mis gastos de comida son pocos dado que vivo con mis padres.

Algunas categorías están divididas en subcategorías para tener una mejor idea de cuánto se gasta, por ejemplo, en celulares y cuánto en teléfono fijo. No es bueno ser muy detallado en las subcategorías (y sub-subcategorías) porque se complica uno la vida y al final cede a la flojera. Hay que encontrar un equilibrio práctico.

Al finalizar el mes sacamos el total de gastos para cada categoría. Como ejemplo, digamos que tenemos registrados los siguientes totales de gastos (como resumen):

Comida: 93.00
Transportes: 197.20
Teléfono: 971.36
Celulares: 110.00
Fotocopias: 36.50
Suministros: 70.00
Misceláneas: 11.40

Estos son algunos gastos míos reales de Noviembre del 2006. Si bien un solo mes no es suficiente para representar gastos normales (en Noviembre se casó mi hermano), nos sirve como punto de partida. Pienso que si uno trata de registrar dos meses de gastos, o peor aún, esperar un mes “normal” (donde no se case tu hermano) para empezar a llevar un registro, al final de cuentas se pierde el interés. Lo importante es empezar HOY teniendo en cuenta que vamos a ir refinando el presupuesto poco a poco, así que no importa si el mes que has registrado no es un mes “normal” o con gastos “promedios.”

Recogiendo información teórica
Luego de eso, vamos a calcular lo que teóricamente uno debería gastar. Es decir, calcular los gastos de pasajes/gasolina, cuánto se supone debo gastar en comida, teléfono, etc. Esto es fácil con los gastos fijos (pasajes, menú, mensualidades). Para otros gastos hacemos un estimado, lo más cercano posible que podamos.

Como ejemplo, digamos que sea:

Comida: 100.00
Transporte: 70.00
Teléfono: 100.00
Celulares: 100.00
Fotocopias: 30.00
Suministros: 50.00
Misceláneas: 10.00

Si comparamos esto con nuestros gastos prácticos, algunos montos serán menores. Como mencioné, Noviembre fue el mes que se casó mi hermano y durante ese período se hicieron bastantes llamadas de larga distancia. Fue una ocasión extraordinaria. Algunos otros gastos serán mayores. Pero tenemos lo que queremos: un conjunto de datos prácticos (reales) y un conjunto de datos teóricos.

Creando nuestro presupuesto
Provistos de esta información, definimos metas de gastos para el mes (u otro período que se te acomode mejor). Este es un ejemplo:

Comida: 100.00
Transporte: 65.00
Teléfono: 100.00
Celulares: 50.00
Fotocopias: 10.00
Suministros: 60.00
Misceláneas: 10.00

Este es el presupuesto que he acomodado para Enero 2007. Me había acomodado poco para transporte porque gracias a llevar la cuenta había descubierto que gastaba demasiado en taxis. Mi meta era reducir costos allí al usar mototaxis, colectivos, la bicicleta o caminar. Ahora que está finalizando Enero veo que de todas maneras me he excedido, lo cual requiere un ajuste.

No se trata de luchar contra el presupuesto, contra lo que en la vida real gastas, sino de acomodarse tanto en el presupuesto como en los gastos que realmente son necesarios. El presupuesto debe ayudarte a gastar mejor, no dictaminar cómo se supone debes gastar. Es decir, para el siguiente mes voy a aumentar mi presupuesto para transportes, pero eso no significa que voy a saltar a 90.00, sino a un número equilibrado que viene a ser el promedio de los meses pasados. Si observas que gastas demasiado en comida chatarra (papas fritas, salchipapas, gaseosas, etc) no sólo es malo para tu presupuesto sino malo para tu salud — y si excedes el presupuesto asignado es sabio que NO lo incrementes para el siguiente mes.
Con el pasar de los meses iremos refinando más y más nuestro presupuesto hasta encontrar un balance entre lo suficiente y lo excedente.

Al armar el presupuesto ya sabemos también cuánto nos va a quedar restante fuera de todos los gastos fijos. Ese dinero tiene que repartirse en:

a) Gastos extraordinarios que haremos este mes (cumpleaños, reparar una fuga de agua, panetones y regalos en Diciembre, etc)
b) Ahorros para Emergencias (enfermedades, accidentes, robos o pérdidas)
c) Ahorros para gastos o proyectos futuros (comprar un CD, vacaciones, invertir en un negocio, previsiones de gastos extraordinarios para el siguiente mes, etc)

Si después de todo esto ves que el dinero no te alcanza, pues es tiempo de encarar la realidad y aceptar que estás gastando más de lo que debes. Es tiempo de recortar gastos innecesarios y ver maneras de reducir costos o de buscar formas de aumentar tus ingresos.

• Tags: finanzas, productividad