Cómo me Mantengo Ordenado

En Breve

Una pequeña libreta hecha a mano con un Pilot G-1 0.5.
iPhone 3G 8Gb con muchas alarmas y PlainText.
Scripts y ficheros de texto en la PC, sincronizados con Dropbox.
GNUCash para las finanzas.
El Método Gettings Things Done (GTD).
La Técnica Pomodoro.

Empezando el Día

Para despertarme uso una alarma del iPhone, actualmente puesto a las 7:30am. En ocasiones uso Sleep Cycle. Despertarme temprano es una de mis luchas constantes, así que siempre ando probando cositas y métodos para despertarme a tiempo y aprovechar bien el día.

A continuación tengo mi devocional, actualmente estudiando la epístola a los Colosenses.

Luego reviso mi calendario. Uso Google Calendar y el calendario del iPhone (prefiero el List View), ambos sincronizados entre sí, de modo que no se me pierde nada. En el Calendario anoto las cosas que deben hacerse en ese día y nada más. Antes, cuando me encontraba con alguna tarea por hacer, la anotaba arbitrariamente en el calendario, pero eso generaba desconfianza pues llegada la hora sabía que no era importante hacerlo en ese momento y la tarea quedaba sin hacer. Entonces, la regla estricta es: en el Calendario solamente van las cosas que tienen que hacerse en ese día y únicamente en ese día.
Cuando tengo tareas que debo hacer en un determinado día, pero es muy futuro como para determinar la hora exacta, lo anoto como un evento si hora (All Day), y llegado el día lo agendo apropiadamente.

Todo lo que voy a hacer en el día está en un fichero @Today.txt que, via Dropbox, está sincronizando en mi PC y mi iPhone (usando PlainText). Me mantengo organizado usando ficheros de texto, pues a pesar que existen excelentes aplicaciones de «To Do,» todos sufren de tener formatos propietarios. Con texto plano, mis entradas son portables, fáciles de editar y sacar backup. El formato es sencillo, cada entrada tiene un guión de prefijo, y cada entrada hecha es marcada con un asterisco. Esto lo coloreo en Vim de modo que queda guapito.

Entonces, reviso mis pendientes según los criterios de GTD y armo mi día allí. Esta es una divergencia del método GTD, ya que supuestamente solo debo revisar cada lista según el Contexto, pero me resulta mejor tener una visión general de lo que tengo que hacer en el día. Es también satisfactorio terminar el día y tener gran parte de los pendientes marcados como hechos.

La Mini-Libreta

He probado diversas libretas pero ninguna ha sido de mi agrado. Algunas son muy grandes, otras son muy gruesas, otras tienen el papel muy delgado, etc. Luego de cortar papel, cartulina y un poco de goma, me hice mi libreta ideal — lo suficientemente pequeña y delgada para llevarla a todos lados sin que me incomode. A veces reviso mi bolsillo pensando que se me ha olvidado, pero allí está.

En la parte trasera he pegado un cartón grueso (un tríptico viejo de productos Wacom) para que la libreta no se doble al escribir. La principal incomodidad que tengo con una libreta de este tamaño es que mi mano queda suspendida en el aire al escribir. Lo que hago entonces es escribir con la libreta «echada,» dividiendo la hoja en columnas, lo más pegado posible a la izquierda, de modo que mi mano se apoya en la misma libreta.

Siempre he sido fan de usar mi Palm IIIx y luego mi iPhone como captura de datos, pero hay ocasiones que por estar en una zona peligrosa o solitaria prefiero no sacar mi iPhone. Adicionalmente, mi viejo 3G se tarda mucho en abrir la aplicación, y para ese entonces ya he olvidado lo que quería anotar. ¡Y me ha pasado varias veces! De modo que decidí llevar la mini-libreta como método de captura secundaria. Así nadie va a querer robarle a un tipo una libreta de papel. :)

El iPhone 3G

Actualmente tengo un viejo iPhone 3G de 8Gb. Este es mi Homescreen:

La aplicación donde anoto todo es PlainText que se sincroniza con Dropbox. Para mis otros ficheros y memos, uso la aplicación propia de Dropbox.

Ya hablé del Calendario. Otra aplicación crucial de mi iPhone son las alarmas. Uso muchas alarmas, una para despertarme, otra todos los Jueves para actualizar la Cartelera de Cine, otras para no olvidar pedidos, etc. Las alarmas me han servido para establecer hábitos, como el de chequear mi Calendario todas las mañanas. Cuando vi que lo estaba haciendo regularmente sin ayuda de la alarma finalmente lo desactivé.

La PC

Mi editor de texto es Vim. Allí mantengo mis ficheros de texto y varios scripts que me ayudan a mantenerme disciplinado. Siempre tengo una instancia de Vim abierta con mi @Today.txt y @Waiting For.txt, donde llevo la lista de cosas que están en espera (porque alguien más tiene que hacerlo, responderme, volver de viaje, etc).

Via cron, cinco veces al día se ejecuta un script llamado «personal-ceo» que abre Vim con los siguientes ficheros de texto:

daily.txt – Un fichero de texto que lista las cosas que debo hacer todos los días. Allí las marco agrupadas por mes. De este modo tengo una referencia visual de mi progreso. El feedback es poderoso e inmediato.

weekly-list.txt – Similar a Daily, pero agrupado por semanas. Para saber en qué semana estoy, uso un pequeño script de Ruby.

monthly-list.txt – Idem, por meses. Este lleva la cuenta de mi progreso según mis Metas del Año.

2011.txt – Incluyo también mi lista de Metas del Año (2011, en este caso), para tener un recordatorio de lo que quiero lograr. En Julio reviso mis Metas para asegurarme que voy por buen camino o que hay que realizar algún ajuste, pues en el transcurso del año hay imprevistos que uno no puede preveer.

La idea es que mientras trabajo en la PC, se abre ejecuta este script y me recuerda las cosas que debo hacer y así me mantengo siempre ordenado, enfocado y en piloto automático. Es como mi asistente personal que me interrumpe y me dice, «Hey, ¿ya has hecho esto?»

Usando Zenity me muestro algunos recordatorios cuando estoy sentado en la computadora. Dos, para ser exactos: «Gnucash. Now.» a las 10pm para recordarme de actualizar mis finanzas en GNUcash y, a las 12am, «Vete a dormir, oe.» :)

Para ponerme a trabajar uso la Técnica Pomodoro, usando Tomighty como temporizador. En cada descanso doy un par de vueltas para combatir el sedentarismo o me pongo a dibujar.

Las Copias de Seguridad

Crimson: Mi netbook y principal máquina de trabajo, con Ubuntu. A las cuatro de la mañana tengo un cron que hace backups automáticos a Strongspace usando rsync y expect. Un script saca también backups de mi MySQL. Adicionalmente, Dropbox mantiene una copia de varios de mis ficheros de texto con que me organizo o mantengo mis listas.

Ocelot: Mi PC de escritorio con Windows XP Professional. A las tres de la mañana un rsync agendado saca backup de mis particiones a un disco duro de 500Gb.

Como toda la información crucial está en Crimson, los backups más importantes se van a Strongspace. En Ocelot lo más importante es toda la música que he comprado y mis apps de iTunes. Aún no me he tomado el tiempo de incluir eso como backup a Strongspace.

Las Finanzas

Solía usar Expenses Mobile en mi iPhone para llevar mis ingresos y gastos, pero ahora uso mi mini-libreta. Al final del día copio todo a GNUCash.

Tengo un fichero en OpenOffice Calc en el que llevo un gráfico de mis ingresos, egresos y mi balance, para tener una buena idea de cómo voy. Esta hoja la actualizo el día cinco de cada mes.

Los Problemas

Siempre que viajo o hay un cambio que interrumpe mi rutina (e.g. huéspedes en la casa) empiezo a desordenarme. El estar lejos de la PC y mi script personal-ceo y mis recordatorios hacen que descuide anotar mis gastos y por inercia dejo de hacerlo por varios días. Finalmente me veo forzado a tener que anotar el dinero que no cuadra como un gasto «Adjustment,» lo cual detesto. Del mismo modo me pasa con mi horario de despertar, mi devocional, etc. Mientras mi ubicación y rutina permanezca estable, todo va bien.

La ventaja de estar organizado así es que fácilmente puedo regresar a mi rutina y al orden, pues ya todo está pensado y establecido de antemano.

Hay cosas importantes que aún no logro establecer como hábito; uno es el de hacer el Weekly Review, una revisión semanal de todo lo pendiente. Hay cosas que se me escapan y luego me causan problemas. Lo peor es que casi siempre tienen que ver con un acuerdo con otras personas, de modo que causo la impresión de desordenado o impuntual. Esto es lo segundo: sucede que estoy en una conversación con alguien, acordamos algo y seguimos conversando. Es allí cuando se me olvida anotarlo en mi mini-libreta o ponerlo en mi calendario y entonces se me va. Son dos cosas muy cruciales que necesito mejorar pues dañan mucho mi imagen.