El Calendario al poder

Me ha llamado la atención una serie de artículos de diversas personas acerca de una estrategia muy interesante: agendar en el calendario todo lo que se va a hacer en el día, es decir, no solamente las tareas sino también descansos, tiempo de recreación y ocio, etc. Mi calendario consta de ciertas entradas accionables (e.g. pagos, reviews), de notificación (e.g. vencimientos, cumpleaños) y alguno que otro bloque de tiempo (reuniones, visitas). La idea es ahora definir cada minuto de tiempo.

Lo leí primero en el libro Deep Work de Cal Newport, donde respaldaba el beneficio de hacer esto así:

[…] the motivation for this strategy is the recognition that a deep work habit requires you to treat your time with respect. A good first step towards this respectful handling is the advice outlined here: Decide in advance what you’re going to do with every minute of your workday.

A pesar de la explicación en el libro, no me quedaba del todo claro. Probé varios formatos diversos sin ningún éxito, hasta que encontré un artículo de Cal donde publicó una foto de su calendario. Una imagen vale más que mil palabras.

Hay una diferencia sustancial en el definir deliberadamente lo que uno va a hacer en el día. Tengo una larguísima lista de tareas pendientes, pero al intentar esta estrategia inmediatamente me di cuenta de dos cosas: (1) que el tiempo es de veras escaso y (2) que malgasto mi tiempo terriblemente. ¿En serio? ¿Tienes poquísimo tiempo y aún así te das el lujo de malgastarlo? Me sentí terrible y culpable.

Y eso es bueno.

Así que manos a la obra. Está claro ahora que esta estrategia es superior. Todavía estoy en proceso de hacer que este nuevo sistema funcione, estoy aún en la etapa de try-and-fail, pero no quería esperar más para escribir sobre ello.

Uso Google Calendar. Encontraba difícil definir cada bloque de tiempo, pues estaba intentando definir cada tarea, así tome cinco minutos o quince minutos. Pero la UI de Google Calendar no está diseñada para mostrar rectángulos de tiempo con esa granularidad, los rectángulos se superponen y quedan ilegibles. Y si ocurre un cambio, mover todos esos bloquecitos se vuelve tedioso. Demasiada fricción.

Ya encontré una mejor forma: defino un bloque de tiempo de una hora o media hora y en mi cuaderno Circa anoto las tareas que haré en ese bloque de tiempo. Así tengo tareas de quince o diez minutos que hago en conjunto, y cualquier cambio inesperado es fácil de manejar en papel.

Como bonus, una foto de mis fallidos intentos:

Si les interesa leer más, este artículo de Drew Coffman es un buen punto de partida con enlaces a lo que otros han estado escribiendo y opinando.

It’s an eye-opening exercise: you’ll probably find that it’s tough — if not impossible — to find a place for everything. But this is the reality of your life. You’ve simply used the calendar to paint a true picture of the time commitments you have on your plate. And whether or not you make these commitments visible, they’re there. After all, if you’re going to be run over by a truck, you might as well get its license plate.